当前位置:首页>>政策制度>> 档案局>>正文

贵州省易地扶贫搬迁档案综合类整理方法

来源:档案局 时间:2018-06-27 15:57:46 点击:1082


 
贵州省易地扶贫搬迁档案综合类整理方法
   
为进一步加强易地扶贫搬迁档案整理工作,确保档案系统规范,根据《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)和《贵州省<精准扶贫档案管理办法>实施细则》,针对易地扶贫搬迁档案综合类整理,制定本整理方法。
 一、确定整理单位
易地扶贫搬迁档案以“件”为单位进行整理,一般以每份文件为一件。
(一)正本与定稿为一件。如正本和定稿均过厚,也可各为一件。
(二)正文与附件为一件。如附件数量较多或者太厚不易装订为一件的,也可正文和各附件各为一件。
(三)正文与文件处理签为一件。
(四)转发文与被转发文为一件。
(五)报表、名册、图册等可按其本来的装订方式,一册(本)为一件。
(六)来文与复文(指联系密切的来往性质的文件材料,如请示与批复、报告与批示、函与复函等)各为一件。
二、件内文件排序
易地扶贫搬迁档案整理单位“件”内文件排序按以下原则进行排序。
(一)正本在前,发文处理签在中,定稿在后。
(二)收文处理签在前,正本在后。
(三)正文在前,附件在后。
(四)转发文在前,被转发文在后。
三、档案装订
(一)易地扶贫搬迁档案张数不超过15张的,使用不锈钢装订针在档案左上角以“件”为整理单位进行装订。(装订前将档案左边和下边对齐)
(二)易地扶贫搬迁档案张数超过15张的,使用“三孔一线”的方式以“件”为整理单位进行装订。
1、将档案左边和下边对齐。
2、在档案左侧适当位置(距文件左边1.5cm的位置为宜)打三个孔(中间孔在文件纸张中线,上、下孔距中间孔6cm为宜)。
3、剪一根适当长度的棉线。
4、将装订线穿进大针,并形成双线。
5、将装订线从档案背面中间孔内穿过,并在档案背面留下余线。
6、将装订线从档案正面上孔穿过。
7、将装订线从档案背面下孔穿孔。
8、将装订线从档案正面中间孔穿过。
9、将装订线在档案背面中间孔处打结。
四、档案分类
易地扶贫搬迁档案采用“年度-问题-保管期限”复式分类法进行分类。
(一)分年度
将易地扶贫搬迁文件按落款日期中的年度进行分类,每一年度为一个类别。
(二)分问题
将易地扶贫搬迁文件按内容进行分类,将文件分至综合类、精准识别类。
(三)分保管期限
将易地扶贫搬迁文件按《易地扶贫搬迁文件材料归档范围和档案保管期限表》将文件分为永久、30年、10年。
五、档案排列
对同一年度、同一问题、同一保管期限的易地扶贫搬迁档案进行排序。
(一)不同事由的档案按《易地扶贫搬迁文件材料归档范围和档案保管期限表》表述顺序排序。
(二)同一事由的档案,先将具有文件逻辑关系的文件,按批复在前、请示在后,批示在前、报告在后,复函在前、函在后的顺序排列;再按文件形成时间先后顺序进行排列(注:具有逻辑关系的文件以批复、批示、复函的时间参与排序)。
六、页号编写
以件单位编写页号,以有效内容的页面为一页。单面书写的文件,页号编写在文件右上角;双面书写的文件,文件正面页号编写在右上角,反面页号编写在左上角。
文件已有连编页号的可不再重新编写页号。
七、盖归档章
易地扶贫搬迁档案在每件档案首页上方的空白处盖归档章(使用兰色印油)。
 
 
     
     
 
 
          
                  (归档章式样)
八、填写归档章
在归档章中用黑色中性笔填写有关项目。
(一)在归档章第一行的第一个空格处填写全宗号(各级国家档案馆给定每个立档单位的代码),用阿拉伯数字标注。
如:某某县档案馆给定某某县移民局的全宗号为89,则此处填写:89。
(二)在归档章第一行的第二个空格处填写年度(文件落款时间中的年度),用4位阿拉伯数字标注。
如:某份文件的落款时间为2016年10月12日,则此处填写:2016。
(三)在归档章第一行的第三个空格处填写件号,即归档文件的排列顺序号,用阿拉伯数字从1开始标注。
(四)在归档章第二行的第一个空格处填写易地扶贫搬迁档案类别(即问题),即直接按照档案分类的情况填写“综合类”。
(五)在归档章第二行的第二个空格处填写易地扶贫搬迁档案保管期限,即直接按照档案分类的情况填写“永久”或“30年”或“10年”。
(六)在归档章第二行的第三个空格处填写该件易地扶贫搬迁档案的页数。如:某份文件有20页,即直接填写:20。
例:
89 2016 2
综合类 永久 20
 
 
 
表示:某某县移民局归档,文件形成年度为2016年,永久保管的管理类的第2件档案,该件档案有效内容页面20页的档案。
九、编制归档文件目录
对同一年度、同一问题、同一保管期限的易地扶贫搬迁档案按排列顺序编制归档文件目录(表样见示图1),即通过计算机录入并打印易地扶贫搬迁档案目录。
(一)目录录入项目及编制要求如下:
1、序号:填写归档文件顺序号。
2、档号:某某县移民局的全宗号是“89”,其档号结构为“89-2016・ZH-Y-1”。
3、文号:填写文件的发文字号(含发文单位代字、年度、发文顺序号);没有文号的,不用填写。
4、责任者:填写制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。
5、题名:填写文件标题(含文件内容与文种)。没有标题或标题不规范,或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的,应全部或部分自拟标题,自拟内容个加方括号“[]”。
6、日期:填写文件的形成时间,以国际标准日期法标注年月日,即用8位阿拉伯数字填写,如:某份文件的形成时间是2016年7月1日,则填写20160701。
7、密级:按文件标识填写,没有密级的,不用标识。
8、页数:填写文件的页数,即归档章第三行第三个空格处标注的页数。
9、备注:填写文件需要说明的情况。
(二)归档文件目录按问题、保管期限分开后加归档文件目录封面(样式见示图2)后用不锈钢订书针进行装订。
十、装盒
将同一年度、同一问题、同一保管期限的易地扶贫搬迁档案按件号顺序装入档案盒(样式见示图3),根据档案数量和厚度装入一个或多个档案盒。
十一、填写备考表
每个档案盒填写一张备考表(表样见示图4)置于盒内文件之后。
(一)备考表项目及填写要求如下:
1、盒内文件情况说明:填写档案盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁情况。
2、整理人:负责整理归档文件的人员签名或签章。
3、整理日期:填写档案整理完成日期。
4、检查人:负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。
5、检查日期:填写档案检查完毕的日期。
(二)规范填写示例见示图5。
十二、填写档案盒封面
在档案盒正面上方中央处加盖立档单位横排印章。
示例见示图6。
十三、填写档案盒脊背
用黑色中性笔填写档案盒脊背有关项目
(一)全宗号:各级国家档案馆给定每个立档单位的代码),用阿拉伯数字标注。
如:某某县档案馆给定某某县移民局的全宗号为89,则此处填写:89。
(二)年度:填写盒内档案形成的年度。以四位阿拉伯数字标注公元纪年,易地扶贫搬迁档案统一填写为:2016。
(三)保管期限:填写盒内档案的保管期限,即“永久”或“30年”或“10年”。
(四)机构(问题):填写盒内档案的类别(问题),即“综合类”。
(五)起止件号:填写盒内档案的起止件号,即盒内第一件档案的件号及盒内最后一件档案的件号,起件号填在上格,止件号填在下格。
(六)盒号:不填。
示例见示图7。
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

示图1  归档文件目录表样
 
归 档 文 件 目 录
 
序号 档号 文号 责任者 题名 日期 密级 页数 备注
                 
                 
 
 
 
 
 

附件2   归档文件目录封面样式
 
 
 
 
贵州省易地扶贫搬迁归档文件目录
 
 
 
 
 
全 宗 号                           
          全宗名称                           
          年    度                           
          问    题                           
保管期限                           
          
 
 
 
 
 
 
附件3  档案盒样式
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
示图4  备考表表样
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
示图5  备考表填写示例
 
备  考  表
 
   盒内文件情况说明
 
    本盒内归档文件18件,共366页。
1.第5件档案缺定稿。
2.第8件档案为复印件。
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
                      整理人:张三      2016年12月15日
                      检查人:李四      2016年12月20日
示图6  档案盒封面示例
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
全 宗 号
 
89
年    度
 
2016
保管期限
 
永久
机构(问题)
综  合



 
1
 
35
盒    号
全 宗 号
 
89
年    度
 
2016
保管期限
 
永久
机构(问题)
综  合



 
36
 
62
盒    号
全 宗 号
 
89
年    度
 
2016
保管期限
 
永久
机构(问题)
综  合



 
63
 
85
盒    号
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
贵州省易地扶贫搬迁户(一户一档)档案
整理方法
 
为加强易地扶贫搬迁档案整理,确保档案系统规范,根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2008),针对贵州省易地扶贫搬迁户(一户一档)档案整理,制定本整理方法。
   一、组卷
行政村贫困户易地扶贫搬迁户档案按一户一档进行组卷,即一户建立一卷档案。
二、卷内文件排列
按各乡(镇)易地扶贫搬迁户(一户一档)文件材料归档范围和档案保管期限表中所列归档范围顺序排列,同一条款文件按时间先后排列。
三、页号编写
卷内文件以卷单位编写页号,以有效内容的页面为一页。单面书写的文件,页号编写在文件右下角;双面书写的文件,文件正面页号编写在右下角,反面页号编写在左下角。
卷内已有连编页号的可不再重新编写页号;内封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
四、卷内目录编制
    按卷内文件排列顺序用计算机录入并打印卷内目录。卷内排列在卷内文件首页之前,式样见附件1。
    1、序号:用阿拉伯数字依次标注卷内文件排列顺序号。
    2、文件编号:填写文件文号,无文号不填写。
3、责任者:应填写文件形成者。多个责任者时,填写第一责任者、第二责任者加等字。
    4、文件题名:应填写文件全称。文件没有题名的,应由立卷人根据文件内容拟写题名;
    5、日期:应填写文件形成的时间。
    6、页数:应填写每件文件总页数;
    7、备注:可根据实际填写需注明的情况;
五、案卷封面编制
案卷封面编制可分为编制卷盒正表面和编制内封面两种形式。如一卷档案装入一个档案盒时,编制卷盒正表面;如几卷档案装入一个档案盒,编制内封面,应排列在卷内目录首页之前。
封面式样见附件2(虚线内为提示项,下同)。
1、案卷题名:应简明、准确地揭示卷内贫困户易地扶贫搬迁文件的内容。
2、立卷单位:应填写负责组卷行政村,如:***县***镇***村。
3、起止日期:应填写案卷内贫困户易地扶贫搬迁文件形成的最早和最晚的时间,如:20160105—20170222。
4、保管期限:贫困户易地扶贫搬迁档案保管期限填写为永久。
    5、密级:应填写卷内贫困户易地扶贫搬迁文件的最高密级,没有的不填。
六、案卷排列
贫困户易地扶贫搬迁档案按村民组排列,组内按姓氏集中排列,不同姓氏可按姓氏拼音顺序排列,同一姓氏下可按整理的先后顺序排列。
七、档号编制
贫困户易地扶贫搬迁档案档号结构为:全宗号-村-卷号。
 1、全宗号:乡镇全宗号,由乡镇所属县级综合档案馆给定。
2、村:乡镇对所辖行政村给定的代字。
3、卷号:贫困户易地扶贫搬迁档案的排列顺序号。
如:某乡镇全宗号是“01”,石桥村代号为SQC。其贫困户建档立卡“一户一档”第1卷档号是“01-SQC-1”。
八、案卷脊背编制
   案卷脊背印制在卷盒侧面,脊背式样见附件3。
1、案卷题名、保管期限填写方法同前。
2、如一户一档一卷装入一个档案盒时,档号填写为:全宗号-村-卷号;如如一户一档几卷装入一个档案盒时,档号填写为:全宗号-村-起卷号-止卷号。填写案卷脊背时,全宗号-村写在第一行,卷号或起止卷号写在第二行。
3、案卷脊背的填写示例见附件4。
九、卷内备考表编制
卷内备考表表样见附件5,排列在卷内全部文件之后。
1、说明:标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。
    2、立卷人:应由立卷责任者签名。
    3、立卷日期:应填写完成立卷的时间。
    4、检查人:应由案卷质量审核者签名。
    5、检查日期:应填写案卷质量审核的时间。
    6、互见号:应填写反映同一内容不同载体档案的档号,并注明其载体类型。
    7、档号:填写方法同前。
十、案卷目录编制
案卷目录式样见附件6。每个类别的案卷目录要分类,加封面装订。
    1、序号:应填写登录案卷的流水顺序号。
    2、档号、案卷题名、保管期限,填写方法同前。
    3、总页数:应填写案卷内文件的总页数。
4、备注:可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。
十一、案卷的装订
用“三孔一线”的方式进行整卷装订。
“三孔一线”装订步骤。
    1、将档案左边和下边对齐;
    2、在档案左侧适当位置(距文件左边1.5cm的位置为宜)打三个孔(中间孔在文件纸张中线,上、下孔距中间孔6cm为宜);
    3、剪一根适当长度的棉线;
    4、将装订线穿进大针,并形成双线;
    5、将装订线从档案背面中间孔内穿过,并在档案背面留下余线;
    6、将装订线从档案正面上孔穿过;
    7、将装订线从档案背面下孔穿孔;
    8、将装订线从档案正面中间孔穿过;
9、将装订线在档案背面中间孔处打活结。
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
附件1  卷内目录式样
单位为毫米
 
 
 
序号 文件
编号
责任者 文件题名 日期 页数 备注
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
附件2 案卷封面式样
单位为毫米
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
附件3  案卷脊背式样                                      单位为毫米
 
 
 
 
 
 
D=10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm(可根据需要设定)。
附件4 易地扶贫搬迁建档立卡(一户一档)卷脊背填写式样
 
             
永久 永久 永久 永久
档号 档号 档号 档号
01 - SQC
1 - 6
01 - SQC
7 - 10
01 - SQC
11 - 12
01 - SQC
13
案卷题名 案卷题名 案卷题名 案卷题名
排调镇石桥村一组
张** 张** 张**
张** 张** 张**
建档立卡材料
排调镇石桥村一组
张** 张**张** 张**
建档立卡材料
排调镇石桥村一组
张** 张**
建档立卡材料
排调镇石桥村二组
张** 建档立卡材料
       
 
 
    
附件5  卷内备考表式样
单位为毫米
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
附件6  案卷目录式样
单位为毫米
案卷目录
序号 档号 案卷题名 总页数 保管
期限
备注
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
           
 
 


相关阅读: